הדרך להצלחה שאחרי הצבא: למה כלי ניהול פרויקטים הם החברים החדשים הכי טובים שלכם?
רגע. נושמים. אתם אחרי צבא. כל הכבוד! שנים של פקודות, מסגרת ברורה ולו”ז שמישהו אחר הכין לכם. פתאום? חופש. אינסוף אפשרויות. והאמת? גם קצת בלאגן מטורף בראש. מאיפה מתחילים? איך מוצאים עבודה חלומית? אולי לומדים משהו? ואיפה משלבים טיול מטורף לדרום אמריקה וגם את הזמן לחברים ולמשפחה? אם אתם מרגישים שהמוח שלכם הפך ללוח מודעות עמוס לעייפה, אתם ממש, אבל ממש, לא לבד. זה בסדר גמור. אנחנו פה כדי להראות לכם איך לא רק לשרוד את השלב הזה, אלא גם להמריא ממנו. וכן, יש לנו כמה סודות קטנים שקשורים לכלים מטורפים. כלים שיעזרו לכם לארגן את כל הטירוף הזה בראש ועל הדרך, גם להפוך אתכם לאנשים סופר-מסודרים ומבוקשים בשוק העבודה. מוכנים לגלות איך? אז בואו נתחיל, כי יש לנו המון מה לספר לכם.
הקאמבק האזרחי: למה ארגון זה הכוח-על החדש שלכם?
אז יצאתם מהצבא. בום! חופש. אין יותר מסדרים. אין שעות ת”ש. אתם אדונים לעצמכם. נשמע מדהים, נכון? אבל בואו נודה באמת: החופש הזה יכול להפוך מהר מאוד לכאוס מוחלט. פתאום אתם צריכים לזכור למי לשלוח קורות חיים. איזו מכללה מתאימה לכם. מתי טיסת ההמשך בטיול הגדול. והאם נשאר לכם בכלל זמן לשטוף כלים? השיטות הישנות – פתקים מפוזרים, משימות בראש, או סתם תקווה לטוב – פשוט לא עובדות כשיש לכם כל כך הרבה כדורים באוויר. ואם אתם רוצים להיות אלה שמשיגים את העבודה המגניבה, את המלגה הנחשקת, או סתם ליהנות מהטיול בלי לחשוב איפה נשארו הדרכונים, אתם חייבים להתיידד עם חבר חדש: סדר.
הצונאמי של “מה הלאה?”: איך לא לטבוע?
זה לא סוד. התקופה שאחרי הצבא היא סוג של “צומת דרכים” ענק. אתם חייבים לקבל החלטות על עתידכם. אולי ללמוד? אולי לעבוד? אולי גם וגם? ומה עם החלום על להציל את העולם? כל אחת מהמטרות האלה היא למעשה “פרויקט” בפני עצמו. פרויקט עם שלבים, משימות, דד-ליינים (כן, גם אם אתם קובעים אותם לעצמכם). ומי שמצליח לנהל את הפרויקטים האלה בצורה חכמה – הוא המנצח האמיתי. הוא זה שימצא את העבודה המטורפת. יתקבל ללימודים הנכונים. וייצא לטיול של החיים בלי שום לחץ מיותר.
הקשר המוזר (אבל הגאוני) בין כלי ניהול פרויקטים לחיים שלכם
אז למה אנחנו מדברים על “כלי ניהול פרויקטים”? זה נשמע כמו משהו למנהלים בחברות הייטק, לא? ובכן, הפתעה! הכלים האלה הם למעשה הגיבורים הסודיים של כל מי שרוצה להשיג דברים. הם מאפשרים לכם לפרק משימות גדולות לחלקים קטנים. להגדיר מי עושה מה (אתם!). מתי זה צריך לקרות. ומה בעצם הצעד הבא. בין אם זה לתכנן את לוח הזמנים של מבחני הפסיכומטרי, לעקוב אחרי ראיונות עבודה, או אפילו לתכנן את הטיול שלכם לפרטי פרטים – הכלים האלה הם המפות הסודיות שיקחו אתכם לשם. והכי חשוב? הם הופכים את כל העסק לכיף. באמת!
פגשו את נבחרת החלומות: 3 גיבורי-על לחיים האזרחיים שלכם
יש המון כלי ניהול פרויקטים בחוץ. המון. אבל אנחנו בחרנו עבורכם את שלושת השחקנים המובילים, אלה שאתם חייבים להכיר. הם שונים אחד מהשני, אבל כל אחד מהם הוא עולם ומלואו. בואו נכיר אותם מקרוב ונראה מי מהם הולך להיות החבר הכי טוב החדש שלכם.
אסאנה (Asana): המנהל הרציני עם חוש הומור מפותח?
תארו לעצמכם שיש לכם עוזר אישי צמוד, כזה שלא שוכח כלום, שמתזכר אתכם על הכל, וגם יודע להציג לכם את ההתקדמות שלכם בצורה ויזואלית מדהימה. זה אסאנה. היא כמו המפקד היעיל שלכם מהצבא, רק בלי הצעקות ובלי העונשים. אסאנה היא כלי עוצמתי מאוד, שמתאים לפרויקטים עם הרבה שלבים, משימות ותלות בין משימות. למשל, אם אתם בונים אתר, מתכננים אירוע גדול, או אפילו בונים תוכנית לימודים מורכבת של קורסים שונים ודד-ליינים מגוונים. היא מאפשרת לכם לראות מיד מה הסטטוס של כל משימה, מי אחראי עליה (אתם!), ומתי היא צריכה להסתיים. היא מציעה תצוגות מגוונות כמו רשימות, לוחות קנבן (כמו טרלו, נגיע לזה), גאנטים ועוד.
- למה היא תפורה לכם? אם אתם מתכננים מסלול לימודים ארוך טווח, מחפשים עבודה שמצריכה מעקב אחרי שלבי מיון רבים, או אפילו מנהלים “פרויקט אישי” כמו שיפוץ חדר – אסאנה תיתן לכם את הכלים המדויקים ביותר. היא מצוינת גם אם אתם עובדים בצוות קטן, למשל, מכינים עבודת גמר עם חברים מהלימודים.
- קצת “אבל”… היא יכולה להרגיש קצת מורכבת בהתחלה. זה לא כלי של “שלוף-והפעל”. צריך להשקיע קצת זמן כדי להבין את העומק שלה. אבל תאמינו לנו, זה משתלם.
טרלו (Trello): האמן הוויזואלי שיודע לדבר לעניין?
בטח יצא לכם לראות לוחות עם כרטיסיות צבעוניות שמייצגות משימות. זה טרלו. טרלו מבוסס על “לוחות קנבן” (Kanban boards), שזה עקרון יפני של ארגון זרימת עבודה. כל לוח הוא פרויקט. בתוך הלוח יש לכם “רשימות” (כמו “משימות לעשות”, “בתהליך”, “בוצעו”) ובתוך הרשימות האלה יש “כרטיסיות” – שכל אחת היא משימה בודדת. אתם פשוט גוררים את הכרטיסיות בין הרשימות כשהמשימה מתקדמת. זה סופר ויזואלי, אינטואיטיבי וכיפי. תחשבו על זה כמו ועדת קישוט של המשרד, רק שעוזרת לכם באמת לנהל את החיים.
- למה היא תפורה לכם? אם אתם אוהבים לראות את הדברים מול העיניים. אם אתם מתכננים טיול עם כמה חברים (כל אחד אחראי על משהו, נכון?), אם אתם רוצים לעקוב אחרי התקדמות של משרה ספציפית (“שלחתי קורות חיים”, “זימנו לראיון”, “שלב שני”), או אפילו סתם לנהל את רשימת המטלות השבועית שלכם בבית. טרלו פשוטה ונהדרת למשימות קצרות ובינוניות.
- קצת “אבל”… כשמדובר בפרויקטים ממש גדולים ומורכבים, עם המון תלות בין משימות, טרלו יכולה להיות פחות יעילה מאסאנה. אבל לרוב הצרכים האישיים שלכם? היא פשוט מבריקה.
מאנדיי (Monday.com): הזיקית הצבעונית שמסתגלת לכל מצב?
מאנדיי היא הדבר הבא בעולם כלי ניהול הפרויקטים. הם קוראים לזה “מערכת הפעלה לעבודה” (Work OS), וזה לא סתם. מאנדיי היא סופר גמישה, סופר ויזואלית, וסופר כיפית לעבודה בזכות העיצוב הצבעוני והאינטואיטיבי שלה. היא מאפשרת לכם לבנות לוחות עבודה מותאמים אישית לכל צורך – בין אם זה ניהול משימות אישיות, מעקב אחרי פניות לחברות, או אפילו תכנון אירוע חברתי. היא מציעה מגוון ענק של תצוגות (טבלאות, קנבן, גאנט, לוח שנה) ואוטומציות חכמות שיחסכו לכם המון זמן. נשמע טוב מכדי להיות אמיתי? כמעט.
- למה היא תפורה לכם? אם אתם אוהבים פתרונות שמותאמים בדיוק לכם. אם אתם רוצים שכל פעם שמשימה עוברת סטטוס, תקבלו התראה אוטומטית. אם אתם רוצים לשלב בין ניהול משימות ללימודים, לעבודה, ולחיים האישיים בתוך פלטפורמה אחת. מאנדיי מצוינת למי שמחפש פתרון גמיש ורב-תכליתי, עם יכולות אוטומציה מתקדמות. היא גם מעולה למי שעובד בצוותים, קטנים כגדולים.
- קצת “אבל”… הגמישות והעושר של הפיצ’רים יכולים להיות קצת מבלבלים בהתחלה. ויש לציין שהיא בדרך כלל היקרה מבין השלושה, אם כי יש להם גם תוכניות חינמיות או מוזלות למשתמשים בודדים או לצוותים קטנים.
איך תבחרו את האלוף שלכם? 7 שאלות שחובה לשאול!
אחרי שהכרנו את הכוכבים, הגיע הזמן לבחור את השותף המושלם שלכם. הבחירה בכלי הנכון היא קריטית להצלחה, כי הכלי הכי טוב הוא הכלי שאתם *באמת* תשתמשו בו. אז איך מחליטים? הנה 7 שאלות שיכוונו אתכם:
1. פשטות או מורכבות: מה הסגנון שלכם?
האם אתם רוצים פתרון סופר פשוט שתוכלו להתחיל לעבוד איתו תוך חמש דקות? או שאתם מוכנים להשקיע זמן בלמידה של כלי עמוק ומגוון יותר, שיציע לכם המון אפשרויות? טרלו לדוגמה היא אלופת הפשטות. אסאנה ומאנדיי מורכבות יותר, אבל מציעות גם הרבה יותר.
2. משימת סולו או מאמץ קבוצתי?
אם אתם בעיקר מנהלים את המשימות שלכם לבד, כל אחד מהכלים יתאים. אבל אם אתם מתכננים טיול עם חברים, עובדים על פרויקט לימודים משותף, או אפילו מנהלים דירה עם שותפים – חשוב לבדוק את יכולות שיתוף הפעולה של הכלי. כולם מציעים שיתוף פעולה, אבל יש הבדלים ברמת הנוחות והפיצ’רים.
3. תקציב: כמה אתם מוכנים להשקיע?
לכל הכלים יש גרסאות חינמיות, עם מגבלות כמובן. טרלו וגם אסאנה מציעות גרסאות חינמיות נדיבות למדי למשתמשים בודדים או צוותים קטנים. מאנדיי נוטה להיות יקרה יותר בגרסאות המתקדמות, אבל גם לה יש תוכניות התחלה. בדקו מה אתם מקבלים בכל גרסה והאם זה מספיק לכם.
4. חשיבה ויזואלית או אוהבי רשימות?
האם אתם מעדיפים לראות את המשימות שלכם על לוח ויזואלי צבעוני עם כרטיסיות (טרלו, מאנדיי), או שאתם יותר אנשים של רשימות מסודרות עם תתי-משימות ותאריכים (אסאנה)? רוב הכלים מציעים היום מספר תצוגות, אבל לכל אחד יש “תצוגת ברירת מחדל” שאיתה הוא הכי חזק.
5. אינטגרציה עם העולם שלכם: אפליקציות אחרות?
האם חשוב לכם שהכלי יתחבר לאפליקציות אחרות שאתם משתמשים בהן, כמו גוגל דרייב, זום, אאוטלוק או כלים אחרים? אסאנה ומאנדיי מצטיינות באינטגרציות רבות, מה שיכול לחסוך לכם המון זמן ולמנוע כפילויות.
6. הוכחה לעתיד: האם הכלי יגדל איתכם?
אתם מתחילים בקטן, אבל אולי בעתיד תצטרכו לנהל פרויקטים גדולים יותר, צוותים גדולים יותר, או אפילו עסק משלכם. האם הכלי שתבחרו יכול לגדול יחד איתכם? האם הוא מציע אפשרויות מתקדמות לשימוש עתידי?
7. פקטור ה”כיף”: האם אתם באמת תשתמשו בו?
השאלה הכי חשובה מכולן. אם הכלי מרגיש לכם כמו עול, כמו עוד משימה מעצבנת, אתם פשוט לא תשתמשו בו. בחרו בכלי שנראה לכם מזמין, קל לתפעול, ואפילו מהנה. זכרו, המטרה היא לפשט לכם את החיים, לא לסבך אותם. נסו כמה כלים בגרסאות החינמיות שלהם, וראו מי מהם מרגיש לכם הכי טבעי.
טיפים מהשטח: איך לגרום להם לעבוד בשבילכם (ולא להיפך)?
אחרי שבחרתם את הכלי שלכם, הגיע הזמן לצלול פנימה. אבל אל תילחצו. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להתחיל ולצלוח את המסע אל חיי אזרחות מסודרים:
1. להתחיל בקטן, לחלום בגדול.
אל תנסו להכניס את כל החיים שלכם לכלי מהרגע הראשון. זה יבלבל אתכם. התחילו עם פרויקט אחד קטן. נגיד, תכנון מסיבת שחרור, או רשימת המטלות לשבוע הראשון בבית. כשתבינו איך הכלי עובד ואיך הוא מועיל לכם, תעברו לפרויקטים גדולים ומורכבים יותר. שלב אחרי שלב.
2. תבניות: החברות הכי טובות שלכם.
רוב הכלים מציעים תבניות מוכנות לפרויקטים שונים: תכנון טיול, מעקב משרות, ניהול לימודים, ועוד. השתמשו בהן! הן יחסכו לכם המון זמן ויעזרו לכם להבין איך לסדר את הדברים בצורה נכונה. אתם תמיד יכולים להתאים אותן לצרכים הספציפיים שלכם.
3. אוטומציה: תנו לרובוטים לעבוד.
אחת היכולות המגניבות ביותר של הכלים האלה היא האוטומציה. אפשר להגדיר חוקים. לדוגמה: “ברגע שמשימה מסוימת מסומנת כ’בוצעה’, שלח לי הודעה”. או “אם משימה לא בוצעה עד תאריך מסוים, שנה את צבע הכרטיס לאדום והגדר תזכורת”. זה יחסוך לכם זמן יקר ויבטיח ששום דבר לא יחמוק לכם מתחת לרדאר.
4. סקירה קבועה: הישארו על המסלול.
הכלי הוא רק כלי. הוא לא יעשה את העבודה במקומכם. קבעו לעצמכם “פגישה” קצרה עם עצמכם פעם ביום או פעם בשבוע. סקרו את המשימות הפתוחות, עדכנו את הסטטוסים, ותכננו את השבוע הבא. זה יחזיק אתכם עם היד על הדופק ויבטיח שאתם תמיד יודעים מה הצעד הבא.
5. אל תפחדו לעבור!
גיליתם אחרי חודש שהכלי שבחרתם לא מתאים לכם? זה בסדר גמור! זה חלק מתהליך הלמידה. אל תרגישו מחויבים. קחו את הלקחים, ואל תפחדו לנסות כלי אחר. המטרה היא שתמצאו את הפתרון *המושלם* בשבילכם. בסופו של דבר, אתם אלה שצריכים להרגיש בנוח איתו.
שאלות ותשובות שחשוב לדעת: הבה נשפוך קצת אור
בטח יש לכם עוד כמה שאלות שמתרוצצות בראש. הנה כמה תשובות קצרות וקולעות:
ש: האם חייבים ללמוד קורס כדי להשתמש בכלים האלה?
ת: ממש לא! רוב הכלים האלה מתוכננים להיות אינטואיטיביים וקלים לשימוש. לכל אחד מהם יש מדריכים, סרטונים וקהילות תמיכה אונליין שיעזרו לכם ללמוד תוך כדי תנועה. הכי טוב זה פשוט לצלול פנימה ולהתחיל להתנסות.
ש: אני לא מסודר/ת בטבעי/ת, האם זה בכלל בשבילי?
ת: חד משמעית כן! דווקא אנשים שפחות מסודרים בטבעם יפיקו את התועלת הגדולה ביותר מהכלים האלה. הם שם כדי לתת לכם את המסגרת והסדר שאתם צריכים, בלי שתצטרכו להיות מנהלי פרויקטים מלידה. תנו לטכנולוגיה לעשות את העבודה הקשה בשבילכם.
ש: איזה כלי הכי טוב לחיפוש עבודה?
ת: זה תלוי בסגנון שלכם! טרלו מצוינת למעקב ויזואלי אחרי שלבי ראיונות. אסאנה מעולה לניהול תהליך חיפוש מורכב עם הרבה חברות ושלבים. מאנדיי מאפשרת גמישות מירבית להתאמת לוח לצרכים שלכם בדיוק. נסו את כולם ותגלו מה עובד לכם הכי טוב.
ש: האם הכלים האלה עובדים גם בנייד?
ת: כן! לכל הכלים המובילים יש אפליקציות מצוינות לנייד, כך שתוכלו לעדכן את המשימות שלכם, לסקור את ההתקדמות ולנהל את הפרויקטים שלכם מכל מקום ובכל זמן. זה סופר נוח כשאוכלים פלאפל ופתאום נזכרים במשהו דחוף.
ש: מה קורה אם אני טס לטיול ואין לי אינטרנט?
ת: רוב הכלים דורשים חיבור לאינטרנט כדי לסנכרן נתונים. עם זאת, אתם תמיד יכולים לייצא את הנתונים לרשימה או מסמך לפני הטיסה, או להשתמש בפיצ’ר ה”אופליין” אם קיים (בדקו בגרסה הספציפית שלכם).
ש: האם אני צריך לבחור רק כלי אחד?
ת: לא בהכרח. יש אנשים שמשתמשים בכמה כלים למטרות שונות. למשל, טרלו לטיולים ורשימות קניות, ואסאנה לניהול לימודים. אבל בדרך כלל, עדיף להתמקד בכלי אחד מרכזי כדי לא להתפזר יותר מדי.
ש: כמה זמן לוקח לראות תוצאות?
ת: אתם תרגישו בהבדל תוך ימים ספורים! ברגע שתתחילו להכניס את המשימות שלכם למערכת ולראות אותן בצורה מסודרת, הלחץ ירד באופן דרמטי והבהירות תעלה. אבל תנו לעצמכם זמן להתרגל ולשפר את השיטה.
אז הנה זה. יצאתם מהצבא, הראש עובד שעות נוספות. עכשיו אתם יודעים שיש לכם כוח עצום בידיים: היכולת לארגן את הכאוס ולהפוך אותו להצלחה מסחררת. בין אם תבחרו באסאנה הרצינית, בטרלו הוויזואלית, או במאנדיי הגמישה – אתם עושים צעד ענק לקראת חיים אזרחיים מסודרים, פרודוקטיביים ומהנים יותר. אל תחששו להתנסות. לשחק. ללמוד. כי הדרך להצלחה מתחילה בצעד אחד קטן, והיום עשיתם אותו. אז קדימה, צאו לדרך – והשאירו אבק לכל אלה שעדיין מנהלים את החיים בפתקים דביקים. אתם הולכים לשנות את חוקי המשחק, ואנחנו פה כדי לעודד אתכם בכל צעד ושעל!
